はじめに
こんにちは。CTO室で全社横断のアジャイルコーチとして働いている府川です。
6月にNotionを全社導入したので、そこに至るまでの流れを書こうと思います！
なぜNotionへ移行したのか？
一番の理由は「ほしいと思った情報へのアクセスをしやすくするため」です。
弊社では、様々なツールに情報が分散されていました。
- Googleスプレッドシート
- Googleスライド
- Slack
- Docbase
- Scrumwise
- Backlog
- Figma
- Miro etc…
この状態では、ほしい情報がどのツールで管理されているのかわからず、ドキュメントを作っても見られないという問題が発生していました。ドキュメントを残すという良い文化があるのに、活かせないのはもったいないです。
そこで「このツール内を検索すれば、ほしい情報へたどり着ける」という窓口のようなものを考えていた時に、良さそうだと感じたのがNotionでした。
Notionの機能を駆使すれば、スプレッドシートやDocbase、ScrumwiseやBacklogと同等の管理方法を再現することができます。また、スライドや図はGoogleスライドやFigmaで作りそれを埋め込めば問題ありません。
導入にあたって意識したポイント
小さくはじめる
全社導入までに、以下4つのステップを踏みました。
- PMチームへの導入
- PMチーム＋開発チームへの導入
- 事業部全体（PM＋開発＋CS＋マーケ）への導入
- 全社への導入
全社を動かすとなると、とにかくコストがかかります。金銭面はもちろんのこと、人的工数も関わる人の分だけかかってしまいます。なので最悪のことがあっても影響を最小限に抑えられるよう、小さい規模でやりながら少しずつ問題を解消していきました。
心理的ハードルを下げる
新しいツールを使う際に利用者が気にする一つとして、不慣れなことによる操作ミスがあると思います。
「もし変なことをして、他事業部のページをまるごと消してしまったら…」という状態だとなかなか手をつけにくいだろうと思ったので、操作ミスがあっても問題が起きにくいような調整をしました。
具体的には
- 各事業部ごとに空ページだけ作成し、その中は自由に触れるようにした
- 全社員に対して、全ページの読み取り権限を付与（所属事業部以外の情報も見れるように）
- 所属事業部のページには、編集権限を付与
- 部長以上 かつ 所属事業部ページにはフルアクセス権限を付与
他事業部のページを参考にできるので取り掛かりやすく、
あれこれルールを設けないことで思うがままにページを作ることができ、
ミスしても他事業部には迷惑がかからないという安心感を与える。
Notionは全員で作り上げていくものなので、こういった環境作りは大切だと思いました。
全社導入してみて
Notionに情報が集約されたことで、今まで見れなかった他事業部の動きやボードメンバーが抱えている問題なども見えるようになったのは良いことだなと思いました。
「ロードマップって他の事業部はどんな感じで書いているんだろう？」「ボードメンバーはこういうことで悩んでいるのか。何か助けることはできないかな？」など各メンバーが視野を広げ、こういうところからメンバー同士の交流が増えていくと良いなと思っています。
終わりに
今回Notionを導入してみて学んだのは、ツール選定を行う際に「利用者が楽しい・使いたいと思えるか」が大事だということ。Gather.Townの導入をした時も、利便性よりも楽しいかどうかが重要視されていました。
6月に全社導入したばかりのNotionですが、初日から各事業部で大量にページが作られています。事前の準備も多少なりとも影響あるとは思いますが、ここまで積極的に使ってもらっているのは、Notionに対するポジティブな印象が大きいと思います。
利便性ももちろん大事ですが、使いたいと思ってもらえるかも、今後ツール選定をする際の基準として設けていこうと思いました。
