はじめに
こんにちは。CTO室で全社横断のアジャイルコーチとして働いている府川です。
今回はNotionでのちょっとした便利DBをいくつか紹介したいと思います。Notionの運用は閃きと行動次第なところがあるので、普段Notionを使っていて管理方法がしっくりこない人にとって何かしら参考になれば幸いです。
外部リンク集
情報をNotionへ一元管理したい気持ちはあるものの、情報管理をする上で必ずしもNotionが最適というわけではありません。 昔からのフローがあるため移行が難しいもの、表計算やグラフによる可視化が必要なものなど、別サービスを使う方が望ましいケースも多々あります。 でも主軸となるのはNotionでありたい。ということで作ったのが外部リンク集です。
一元管理をする目的は、欲しい情報にすぐありつけるようにすることなので、これがあるだけで検索性を向上させることができます。 Notionの検索は、タイトルだけでなくテキストプロパティの中身も検索対象にしてくれるので、概要にヒットしてほしいワードを盛り込んでおけば、ヒットしやすくなります。
データベースの例
| 名前 | 概要 | 詳しい人 | URL |
|---|---|---|---|
| 売上管理表 | 事業部ごとの売上目標を管理している | Aさん | |
| 営業実績 | セールスチームの商談実績を管理している | Bさん | |
| 利用状況管理表 | 各機能の利用状況を管理している | Aさん |
用語集
みなさんは仕事をする上で周りの人が話している用語に惑わされることはないですか？
例えばこんな感じ
- ググっても出てこない社内オリジナルの横文字
- 「ダウンロード数」と言っているが何のダウンロード数を指しているの？
- 「新規顧客」っていつからいつまでに契約した顧客を指すの？
日頃からこれらを使っている人たちの間では伝わるから良いですが、新しく参入したメンバーへは全く伝わりません。既存メンバーでも認識のズレが生じる可能性もあります。このような問題を防止するために作ったのが用語集です。
用語集にはタイトルプロパティしか用意していませんが、文章中に用語集に書かれている単語を使う際に@メンションでリンクを貼っています。すると用語にカーソルを合わせることで、このように内容を表示することができます。（@メンションは、 @ の後にページ名を入れることでリンクを作ることができます）
データベースのプロパティ詳細
運用をしていくといつのまにか増えていくプロパティたち。シンプルなものならまだしも、関数プロパティは何の処理を行っているのかコードを読み解ける人でないと理解するのは難しいでしょう。この状態を放置しておくとプロパティの整理を誰もできなくなり、管理コストがあがり、ページのロードが遅くなってしまいます。
データベースの例
| 名前 | 種類 |
|---|---|
| 合算 | 関数 |
| タスク完了率 | ロールアップ |
わざわざ種類をおいているのは、プロパティのアイコンを自由に選べるようになったことで、ロールアップや関数の判断がぱっと見でわからなくなってしまったためです。デフォルトアイコンのまま運用しているのであれば不要かと思います。
バックリンクを活用する
上記のようにトピックスごとに1ページ作っていき、＠メンションでリンクを繋ぎ、バックリンクを作成していくことが、情報管理をする上で重要になってきます。
バックリンクから参照元を把握できるようになるので、関連情報を追いやすくなりますし、ドキュメントの更新が必要な際に漏れを減らすことができます。
まとめ
今回紹介したものはすべてシンプルなものですが、導入したことで欲しい情報にありつけるようになったという声をもらうことができています。皆さんの会社でも検索性をあげるために工夫していることをぜひ教えてください。
